ટીમનું નેતૃત્વ અને સંચાલન કેવી રીતે કરવું જોઈએ

લીડરશિપ એટલે કે નેતૃત્વની કોઈ એક સ્ટાઈલ હોતી નથી. નેતૃત્વ એટલે ‘અલગ અલગ લોકો માટે અલગ અલગ પ્રયાસ કે પ્રક્રિયા.’ ટીમના નેતાઓની મુખ્ય જવાબદારી તેમની ટીમનું સફળતાપૂર્વક સંચાલન કરવાની છે જેથી તેઓ તેમની સંસ્થાના હેતુઓને પાર પાડી શકે.
CEO પણ ટીમ લીડર છે, પરંતુ આ લેખ એ ટીમ લીડર વિશે છે જેઓ ડિપાર્ટમેન્ટના વડાથી મેનેજર કે રીજિયોનલ મેનેજરથી કન્ટ્રી મેનેજર સુધીમાંથી કોઈ પણ હોઈ શકે છે. જો તમે સફળ કન્ટ્રી મેનેજર બની શક્યા છો તો સમય જતા C.E.O બની શકવાના ઘણા જ નજીક છો! ટીમને જાળવવી, સંચાલન કરવું એ જ્ઞાન, અનુભવ અને સામાન્ય સમજની માનસિક રમત છે. તમે નેતા બનો, બોસ નહિ. એટલે કે વ્યવહારકુશળ, નિર્ણાયક મોટિવેટર બનો, જુલ્મગાર નહિ. આમ, તમારે કેટલાક કર્મચારીઓ, જેઓ ઉત્પાદકીય-કામ કરનારા નથી કે અયોગ્ય વલણ ધરાવે છે તેમના માટે તમારે કડક સુપિરીઅર બનવું પડશે. જેઓ બરાબર કામ કરતા નથી, પરંતુ તેમનું વલણ યોગ્ય છે તેમના માટે તમારે કડક બનવાની નહિ, પરંતુ મોટાભાઈ બનીને સમજાવવાનું છે કે ઉત્પાદકતા વિના કંપનીને તમે પોસાઈ શકો તેમ નથી. આખરે, જે કર્મચારીઓ આળસુ નથી, યોગ્ય અભિગમ અને ઉત્સાહ ધરાવે છે, પરંતુ તેમને કોચિંગ-શીખવવાની જરૂર છે. તેમને તાલીમ આપો. તેઓ તમારી કંપની માટે ભવિષ્યના સિતારા છે.
દરેક કર્મચારી માટે ખાનગી ફાઈલ્સ બનાવો, જેનો ઉપયોગ તેમને ઠપકો આપવા કે પરફોર્મન્સ રિવ્યૂ દરમિયાન કરી શકાય. ટીમના દરેક સભ્યના કાર્યની ગુણવત્તા અને અભિગમ વિશે દરરોજ ચોકસાઈપૂર્વકની નોંધ કરો. કર્મચારી માત્ર ઓફિસર છે કે કન્ટ્રી મેનેજર છે તેને આધારિત પરફોર્મન્સ રિવ્યૂની ફ્રિકવન્સી માસિક અથવા વાર્ષિક રખાવી જોઈએ. કન્ટ્રી મેનેજરનું પરફોર્મન્સ માપવા તમારે વાર્ષિક નફાકારકતાના આંકડા જોઈશે. સેલ્સમેન માટે તમારે સાપ્તાહિક વેચાણના આંકડાની જરૂર પડશે. તમારે પરફોર્મન્સનું માપ આંકડાકીય સંદર્ભે કાઢવાનું રહે છે. ઉદાહરણ જોઈએ તો, એકાઉન્ટ્સ ડિપાર્ટમેન્ટના કર્મચારીએ દિવસની કેટલી એન્ટ્રીની નોંધ કરી છે?
ટાર્ગેટ્સ કે લક્ષ્ય પડકારરૂપ હોય તેવા રાખો, પરંતુ તે માર્કેટની પરિસ્થિતિઓ અને તમારી સંસ્થાની જરૂરિયાતો અનુસારના હોવા જોઈએ. ટાર્ગેટ્સનો ઉપયોગ ગતિશીલતા સર્જવા, મોટિવેશન, કર્મચારીઓ વચ્ચે સાપેક્ષ સરખામણી અને સંસ્થાની પ્રગતિને માપવા માટે કરાય છે. કર્મચારીના પરફોર્મન્સ રિવ્યૂ સમયે ટાર્ગેટના આંકડાઓને ધર્મસિદ્ધાંત તરીકે ગણશો નહિ. માર્કેટની પરિસ્થિતિઓ તેમજ અન્ય અસરકર્તા પરિબળોને પણ ધ્યાનમાં લેશો અન્યથા, તમે સક્ષમ કર્મચારીને પણ ખોટો પરફોર્મન્સ ગ્રેડ આપી દેશો અને તેને હતોત્સાહી બનાવી દેશો.
કર્મચારીનું પરફોર્મન્સ સુધારવાની પદ્ધતિઓઃ
(1) દિશાસૂચનઃ કર્મચારીઓને ધ્યેય વિશે જણાવો અને તેઓ કાર્ય કેવી રીતે પૂર્ણ કરી શકે તેના વિશે દરેક કદમ સાથે સમજાવો.
(2) કોચિંગ અને સપોર્ટઃ જો તમે તેમને સારા સેલ્સમેન બનવાનું શીખવતા હો તમારે તેમની સાથે રહીને તેમનું નીરિક્ષણ કરવા સાથે સપોર્ટ આપવો અને તેમની સેલ્સ ટેક્નિક્સમાં સુધારાના સૂચન કરવાની જરૂર રહેશે.
(3) જવાબદારી સોંપવીઃ તમને લાગે કે તેઓ સંપૂર્ણપણે તાલીમબદ્ધ થઈ ગયા છે ત્યારે રોજબરોજના નિર્ણયો લેવા અને સમસ્યા ઉકેલની જવાબદારી સુપરત કરો. તમારી હાજરી વિના પણ તેઓ આ કામગીરીમાંથી પાર ઉતરવા જોઈએ.
(4) તમારી ટીમના સભ્યોને તેમના કાર્યના પરિણામ નિયમિતપણે દર્શાવો અને તેમના કામની સાચી સમસ્યાઓને ઉકેલો. તેમણે કરેલા કોઈ પણ સાચા પ્રયાસોને બિરદાવો અને તેમની કુશળતાઓને વિકસાવી શકે તેવી તક પણ ઉભી કરો.
આપણને બધાને કામગીરીનું પરફોર્મન્સ શ્રેષ્ઠ સ્તરે જાળવી રાખવા સતત મોટિવેશન અને સપોર્ટની જરૂર રહે છે. આપણે બધા કાર્યક્ષમ ટીમ લીડર્સ માટે કામ કરવાનું પસંદ કરીશું.આથી, તમારે પણ એક ટીમ લીડર તરીકે હંમેશાં કાર્યક્ષમ બની રહેવાની જરૂર રહેશે. કાર્યક્ષમ રહેવા માટે એક મહત્ત્વની પદ્ધતિ તમારા વિચારો માટે કમ્પાર્ટમેન્ટ બનાવતા રહેવાની છે. તમે જ્યારે એક કાર્ય કરતા હો ત્યારે તમારા અન્ય કાર્ય-ટાસ્ક માટે વિચારશો નહિ, જે તમારા કાર્યસ્થળ અથવા અંગત સમસ્યાઓ કે સફળતાઓ સંબંધિત હોઈ શકે છે. આમ કરવાથી તમે દરેક ટાસ્ક પર સંપૂર્ણ એકાગ્રતાથી કામ કરી શકશો.
સંસ્થા/કંપનીના વિઝનને ટીમના સભ્યોને જાણકારી આપો. તેઓ તમને ત્યાં પહોંચાડશે. કંપનીની યોજનાઓ અને તેના લક્ષ્યાંકોની સમજ આપો. મીટિંગ્સમાં સંબોધનો, ટ્રેનિંગના વીડિયોઝથી આ કરી શકાય છે. મોટિવેશનને વધારવા એવોર્ડ્સ અને ઈન્સેન્ટિવ્ઝનો ઉપયોગ કરો. કંપનીના અન્ય ઉદ્દેશો પણ સમજાવો. શું તે સૌથી શ્રેષ્ઠ, સૌથી ઝડપી, સૌથી નીચી કિંમત અથવા શ્રેષ્ઠ ગુણવત્તાની પ્રોડક્ટનો સપ્લાય હોઈ શકે? શું તેમાં સેલ્ફ-સર્વિસ અને અપાતી સેવા હોઈ શકે? શું તે મેક્ડોનાલ્ડની પ્રકારના ક્લાયન્ટ્સને સેવા આપશે કે પ્રતિષ્ઠિત બોન્ડ સ્ટ્રીટના કાર્ટીએર જ્વેલર્સ પ્રકારના ક્લાયન્ટ્સને સેવા આપશે? કર્મચારીઓ પાસેથી કેવી ગુણવત્તાની અપેક્ષા રહેશે તે સમજાવો. તેમની પાસેથી થ્રી-પીસ સૂટમાં સજ્જ ઉચ્ચ વેતનધારી પ્રોફેશનલ્સ હોવાની કે શાળા છોડનારા જીન્સ પહેરેલા હોવાની અપેક્ષા રખાશે? શું કર્મચારીઓ બકિંગહામ પેલેસ પર જોવા મળતા અતિ વિનમ્રી હોવા જોઈએ કે સરળ હસમુખા હોવા જોઈએ?
જો કર્મચારી પ્રોબેશન પીરિયડની સમાપ્તિ સુધીમાં કંપનીની અપેક્ષાને સંતોષી શકે નહિ તો પર્સોનેલ ડિપાર્ટમેન્ટે તેને જણાવવું પડશે કે, (1) આપણા ડિપાર્ટમેન્ટે તમને તાલીમ આપી છે, પરફોર્મન્સ રિવ્યૂઝ વખતે તમને ચેતવણી પણ આપી છે અને તમને સુધરવાની દરેક તક આપી છે છતાં, તમે તેમ કર્યું નથી. (2) આથી, તમારી પાસેથી રાજીનામાપત્ર માંગવા સિવાયનો કોઈ વિકલ્પ અમારી પાસે રહ્યો નથી. આનાથી તમારી બરતરફી થવાનું અટકી જશે અને તમારી ભાવિ તકને નુકસાન પણ નહિ પહોંચે.
જો તે કોર્ટ જાય તો કર્મચારીની ફાઈલ સોલિસિટરને આપવા પર્સોનેલ ડિપાર્ટમેન્ટને સુપરત કરો. કર્મચારીને ફરજમુક્ત કરવો તે કદાચ કઠોર લાગી શકે, પરંતુ કંપની ઉત્પાદકતા અને સ્પર્ધાત્મકતા જાળવીને જ અસ્તિત્વ જાળવી શકે છે. આથી, દુવિધા એ છે કે તમે એક કર્મચારીને બેરોજગાર બનાવવા ઈચ્છો છો કે તમારા સહિત બધાને બેરોજગાર બનાવવા ઇચ્છશો?!