સુસંચાલન કે સારો વહીવટ માત્ર નિયમો અથવા બોક્સ ભરવાની જ બાબત નથી. આ બાબત અભિગમો અને સંસ્કૃતિ તેમજ ચેરિટી તેના મૂલ્યોને અમલમાં મુકે છે કે નહિ તે વિશેની છે. આનાથી પણ વધુ તો ખરાબ અમલને લઘુતમ સ્થિતિમાં લાવવા, સંસ્થાની ગર્ભિત ક્ષમતાનો પૂર્ણ ઉપયોગ કરવા અને તે ટકાઉ બની રહે તે સ્થાને પહોંચવામાં મદદ કરવા સંબંધે છે. આ લેખ આપ સહુને ચેરિટીઝ પોતાની અસરકારકતાને કેવી રીતે સુધારી શકે તે અને આમ કરવામાં ટ્રસ્ટીની ભૂમિકાને સમજવામાં મદદરુપ બનશે.
ટ્રસ્ટીઓ ચેરિટીઝની વ્યૂહાત્મક દૃષ્ટિ અને સંચાલન અંગે જવાબદારી અને સત્તા ધરાવે છે. આ સ્થાન કાનૂની જવાબદારીઓ સાથેનું છે. ટ્રસ્ટીએ ચોકસાઈ રાખવી જ જોઈએ કે તેઓ ચેરિટીના ઉદ્દેશ સાથે પ્રતિબદ્ધ હોય, ચેરિટીએ દર્શાવેલા જાહેર લાભને પહોંચી વળવા તે સાતત્યપૂર્ણ આવશ્યક્તા હોવાનું ધ્યાનમાં રાખે, અને સારા વહીવટ પ્રત્યે પ્રતિબદ્ધ હોય. ટ્રસ્ટીઓએ ચેરિટી કમિશનના ‘The Essential Trustee’ ડોક્યુમેન્ટને વાંચવો જોઈએ અને પોતાની ચેરિટીના સંચાલનકીય દસ્તાવેજને બરાબર સમજી લેવો જોઈએ.
ટ્રસ્ટીઓ સારા ઈરાદા ધરાવતા હોઈ શકે પરંતુ, પોતાની જવાબદારીઓ વિશે પૂરતું જ્ઞાન ધરાવતા ન હોય તે શક્ય છે. ઘણી વખત તો તેઓએ આ દસ્તાવેજો વાંચ્યા ન હોય અથવા, જો તેઓ લાંબા સમયથી ટ્રસ્ટીપદે હોય તેવા સંજોગોમાં નિયમિત ધોરણે પોતાની યાદદાસ્તને તાજી કરવાનું ધ્યાન રાખવું જોઈએ.
ટ્રસ્ટીની સૌથી મોટી જવાબદારીઓમાંની એક તો ચેરિટી સંસ્થાના સંચાલન અને વહીવટ અંગે કાનૂની જવાબદારી છે. ટ્રસ્ટીઓ પાસે જોખમોને ઓળખવા અને તેમનું મૂલ્યાંકન કરવું. ભંડોળ અને સ્રોતની આવશ્યક્તા નિશ્ચિત કરવી તેમજ કાયદેસર અને જવાબદારી સાથે ભંડોળ એકત્ર કરાય તેવી અપેક્ષા રાખવામાં આવે છે. ટ્રસ્ટીઓએ ચોકસાઈ રાખવી જોઈએ કે ચેરિટીની ઈન્વેસ્ટમેન્ટ અને રિઝર્વ્સ પોલિસીઓને સ્પષ્ટપણે દર્શાવવામાં આવે. ચેરિટી પોતાના ભંડોળ વિશે અયોગ્ય જોખમ ઉઠાવી શકે નહિ અને સાથે જ, જો તેમની પાસે નોંધપાત્ર અમર્યાદિત ફંડ્સ હોય તો માત્ર રોકડ સ્વરુપે બેન્કમાં મૂકી રાખવાથી અળગાં રહેવું જોઈએ કારણકે બેન્કમાં મળતર ઓછું મળે છે.
જો તેઓ નિયમિતપણે રોકડ વ્યવહાર (જેમકે, ટેમ્પ્લેટ ડોનેશન્સ) ધરાવતા હોય તો આવા ભંડોળનો વહીવટ કરવા યોગ્ય પ્રક્રિયા હોવી જોઈએ તેમ સુસંચાલન માર્ગદર્શન આપે છે. સારી ચેરિટી સંસ્થા સંભવિત વિવાદો ઉભાં થાય તે પહેલા જ તેની ધારણા રાખી તેનું નિરાકરણ લાવી દે છે. ધ ચેરિટી ગવર્નન્સ કોડ એટલે કે આચારસંહિતા સ્પષ્ટપણે કહે છે કે ચેરિટી અસરકારક બની રહે તે માટે બોર્ડની સંસ્કૃતિ-વાતાવરણ, વર્તણૂક અને પ્રક્રિયાઓએ મદદ કરવાની રહે છે. આમાં, વિવિધ પડકારો અથવા વિવાદોને સ્વીકારવા અને તેના નિરાકરણનો સમાવેશ થાય છે. વાતાવરણ એવું જ હોવું જોઈએ જેમાં, વિવિધ મંતવ્યોની આપ-લે થાય અને વિવાદોનો ઉકેલ આવે. એક ટ્રસ્ટી અન્યો સાથે પરામર્શ કર્યા વિના મનસ્વીપણે નિર્ણય લઈ શકે તેમ હોવું જ ન જોઈએ.
ધ ચેરિટી ગવર્નન્સ કોડ કહે છે કે નાની ચેરિટીઝમાં તેના ટ્રસ્ટીઓની નિયુક્તિઓમાં સારો સમન્વય હોવો જોઈએ. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, વિવિધ પશ્ચાદભૂ અને વયજૂથના લોકોને સમાવવા જોઈએ. કોડ કહે છે કે પાંચથી ૧૨ સભ્ય સાથેના બોર્ડની પદ્ધતિ સારી ગણી શકાય અને આનાથી વધુ સભ્ય હોય તો તે ઘણું મોટું બોર્ડ કહેવાય. નવી નિયુક્તિઓ ગુણવત્તાના ધોરણે તેમજ સત્તાવાર કડક પ્રક્રિયા અનુસરીને થવી જોઈએ. ઘણી હિન્દુ ચેરિટી સંસ્થાઓ આ મુદ્દે નિષ્ફળ નીવડે છે- ટ્રસ્ટીઓ પરિવારના સભ્યો અથવા મિત્રો હોય અને ઘણી વખત મોટી વયજૂથના હોય તે જોવાં મળે છે. આનાથી વિપરીત, સાઉથ એશિયન આર્ટ્સ ચેરિટી અકાદમીમાં વિવિધ પશ્ચાદભૂ ધરાવતા ૧૦ ટ્રસ્ટી છે અને બોર્ડમાં ઉમેરો કરવા માટે સભ્યોની ઓળખની ચોક્કસ પ્રક્રિયા ધરાવે છે.
ચેરિટી લોકોના લાભાર્થે છે તેવો પ્રજાનો વિશ્વાસ જ તેની પ્રતિષ્ઠા અને સફળતા અને આગળ વધીને વ્યાપક ક્ષેત્રની સફળતા માટે પાયારુપ હોય છે. આથી, અન્ય સ્ટેકહોલ્ડર્સને માહિતી આપવામાં ચેરિટીએ સ્પષ્ટ અને સુસંગત રહેવું જોઈએ. ટ્રસ્ટીઓએ ચોકસાઈ રાખવી જોઈએ કે ચેરિટી નૈતિક વર્તનને પ્રોત્સાહિત કરવા સ્ટેકહોલ્ડર્સ સાથે સહકાર સાધે. ચેરિટીની સેવાઓ અથવા નીતિઓમાં મહત્ત્વના ફેરફાર અંગે સ્ટેકહોલ્ડર્સ સાથે વાત કરવાની ચોકસાઈ પણ બોર્ડે રાખવી જોઈએ.
ચેરિટીઓ દ્વારા ગેરવહીવટ અને ભંડોળના દુરુપયોગ સંબંધિત નાણાકીય કૌભાંડોથી ચેરિટીઝમાં લોકોનો વિશ્વાસ ડગમગી જાય છે. ફાઈનાન્સિયલ રિપોર્ટિંગની જવાબદારીનો કોઈ પણ ભંગ ચેરિટી કમિશનને સખત પગલા લેવાંની ફરજ પાડે છે. ચેરિટી કમિશને તામિલ ચેરિટી શિવાયોગમને તમામ ગ્રાન્ટસ અને ડોનેશન્સના યોગ્ય ઉપયોગ સંબંધિત હિસાબો ન આપી શકવા તથા અન્ય નિયમનકારી બાબતોના મુદ્દે તેના સ્થાપક ટ્રસ્ટીને સસ્પેન્ડ કરવાનો આદેશ આપ્યો હતો. ગયા વર્ષે જ ભંડોળના ગેરવહીવટના કારણે કિડ્સ કંપની ચેરિટી બંધ કરી દેવાઈ હતી. બધા ટ્રસ્ટીઓએ સાથે મળીને ચેરિટી પોતાની પ્રવૃત્તિ કેવી રીતે કરશે તે બાબતે આયોજન, નિર્ણય અને સમીક્ષા કરવા જોઈએ તેમજ અનુસરણ કરવાનું હોય તેવી કાનૂની અને નિયમનકારી જરુરિયાતો વિશે પોતાને અપડેટ રાખવા જોઈએ. સભ્યપદ ધરાવતી સંસ્થા માટે AGMમાં પૂરતા સભ્યોની હાજરી ન હોય તેવા સંજોગોમાં ભૂલથી પણ બિનસભ્યોને મતાધિકાર આપવો ન જોઈએ.
દરેક ટ્રસ્ટી ચેરિટીના ઉદ્દેશો અંગે સ્પષ્ટ હોવા જોઈએ અને તેનો અસરકારક અને કાયમી અમલ થાય તેની ચોકસાઈ રાખવી જોઈએ. ટ્રસ્ટી તમામ ટ્રસ્ટી બેઠકોમાં સક્રિયપણે ભાગ લેવા અને તૈયારી માટે પૂરતો સમય અને શક્તિ આપે તે પણ આવશ્યક છે. ઉદાહરણ જોઈએ તો, હિન્દુ કોમ્યુનિટીની અગ્રણી ચેરિટી પાસે ૨ મિલિયન પાઉન્ડથી વધુ બેલેન્સ હતું પરંતુ, ઓડિટ થયા વિનાના જ હિસાબો અપાતા હતા. તેના ત્રણમાંથી બે ટ્રસ્ટી તો ભાગ્યે જ યુકે આવતા હતા, જેનાથી સારો વહીવટ આપવા સામે પડકાર સર્જાતો હતો.
આ આર્ટિકલની ઘણી માહિતી સારો વહીવટી કેવી રીતે કરી શકાય તે દર્શાવે છે. મોટી અને નાની ચેરિટી સંસ્થાઓમાં તે વિશે તફાવત હોઈ શકે છે. પરંતુ, સમગ્રતયા સિદ્ધાંતો તો સાર્વત્રિક છે. જો તમે વધુ માહિતી મેળવવા ઈચ્છતા હો અથવા અમારી આગામી ચેરિટી ટ્રસ્ટી ટ્રેનિંગ સેશન્સનો હિસ્સો બનવા ઈચ્છતા હો તો અમને [email protected] પર ઈમેઈલ કરીને સંપર્ક કરી શકો છો.
